Surat resign bukan semata pernyataan selamat tinggal kepada kantor lama. Ini bisa menjadi 'jembatan' untuk menjalin hubungan baik di kemudian hari.
Anda sudah 'gerah' dengan pekerjaan lama dan ingin segera menempati posisi baru yang lebih seru. Sabar. Supaya kepergian Anda tidak menimbulkan 'huru-hara', ada prosedur pengunduran diri yang mesti diikuti. Salah satunya, menulis surat resign atau surat pernyataan pengunduran diri. Jangan lupa, sebelum melayangkan surat, mintalah waktu untuk memberitahu atasan secara lisan tentang keputusan Anda untuk berhenti bekerja. Jika setelahnya keputusan itu tak berubah, tulislah surat resign dengan sistematika sebagai berikut:
Pendahuluan
Seperti surat resmi lainnya, bagian ini berisi informasi tentang nama orang yang dituju- atasan Anda langsung atau terkadang juga disertai tembusan kepada sejumlah pihak terkait seperti bagian personalia dan keuangan. Tuliskan pula nama pemohon secara lengkap, jabatan terakhir yang dipegang, serta tanggal surat disampaikan. Pencantuman tanggal surat pengunduran diri disampaikan amat penting sebagai patokan untuk menandai hari terakhir Anda bekerja.
Isi Surat
Di sinilah Anda menuliskan pernyataan pengunduran diri beserta informasi tentang tanggal terakhir Anda bekerja. Meski tergoda setengah mati untuk menyampaikan uneg-uneg yang menyebabkan resign, jangan sekali-kali menuliskan komentar yang sifatnya pribadi.
Ingatlah bahwa surat pengunduran diri tersebut adalah pernyataan resmi dari Anda dan akan diarsip oleh perusahaan selama jangka waktu tertentu. Sewaktu-waktu surat tersebut bisa saja dilihat oleh orang lain yang membutuhkan referensi atau informasi tentang diri Anda. Bukan tidak mungkin pula suatu saat Anda membutuhkan jasa mantan atasan untuk membuat surat referensi dan rekomendasi. Jadi, sisakan saja komentar Anda untuk disampaikan secara lisan pada saat exit interview.
Penutup
Sebagai sopan santun, ucapkan terima kasih dan penghargaan atas kesempatan bekerja serta bimbingan yang diberikan oleh atasan. Boleh juga menyertakan rasa penyesalan bahwa Anda tidak dapat bergabung lebih lama lagi.
Cantumkan harapan Anda untuk menjalin hubungan baik dengan perusahaan serta nomor kontak atau alamat email yang dapat dihubungi. Siapa tahu di masa depan akan ada proyek yang diberikan kepada Anda atau tawaran untuk bekerja kembali di perusahaan lama dengan kompensasi yang jauh lebih menggiurkan.
